Embedded Files
When you start using the system, you’ll have documents in Illustrator that you’ll want to add. Below, we will detail the steps you need to take to achieve this.
1-Create classifiers
1-Create classifiers
Los documentos podrán ser organizados según su tipo, por ejemplo, contraetiqueta, frente, ficha de cotización, etc. Cada tipo de documento podrá ser asociado a una serie de clasificadores. Estos serán los valores que utilizaremos para organizar los archivos facilitando luego su búsqueda.
Los valores para cada clasificador podrán ser definidos por el administrador de la empresa. Para agregar valores a los clasificadores debes ir a la pestaña Import y presionar el signo + en el costado derecho de cada clasificador. Este proceso podrá realizarse en el momento de importar un documento.
Classifiers are values we use to organise files that we upload to the system, making it easier to search for them.
The classifiers used are:
- Company: In cases where the user manages documents from more than one company, these can be filtered according to which company the document belongs.
- Winery: Within a company, different wineries can be created.
- Brand: Brands owned by the winery.
- Market: Represents a country or region that shares certain rules or requirements.
- Client: Generally represents an importer to which the document is related. Clients belong to a certain market.
Importante: Si dos documentos tienen el mismo tipo y los mismos valores para los clasificadores, al importarlo o actualizarlo, el sistema nos advertirá que el documento está duplicado al intentar importarlo o actualizarlo.
2-Identification of content
2-Identification of content
Por cada tipo de documento también se podrán definir una serie de datos adicionales los cuales serán vinculados dentro del contenido del archivo. Un ejemplo de estos datos podría ser el llamado microcódigo o código interno con el que se suele identificar cada insumo dentro del sistema de gestión de la empresa. Además moondesk también asigna un número a cada archivo por orden de importación.
3-Open and import a document
3-Open and import a document
- Abrir el archivo a importar en Illustrator
- Ir a la pestaña "import"
- Seleccionar los clasificadores con los que será identificado el documento. En ese momento se vinculan los datos adicionales dentro del documento.
- Presionar el botón "Import", la herramienta validará una serie de reglas previamente establecidas por el administrador (check rules). En caso de encontrar algún error puedes modificarlos en el acto e importar nuevamente.
El documento queda agregado a la plataforma, en estado Draft (borrador), por defecto.
4- Bulk Import
4- Bulk Import
Para importar varios archivos a la vez usaremos la herramienta "bulk import".
- Desde la extensión, ir a la pestaña "import"
- Seleccionar tipo de documento a importar y darle valores a los clasificadores (no es obligatorio asignarle un valor a cada clasificador, solo se deberán seleccionar los valores compartidos por todos los documentos, los que no sean asignados tendrán el valor blank).
- Hacer click en "browse", esto te permite acceder a los archivos de tu ordenador.
- Seleccionar la carpeta de archivos a importar y hacer click en abrir.
- Presionar el botón Start, comenzará la "importación masiva". Cada archivo es revisado según las reglas establecidas en la empresa, debes aceptar uno por uno ya que revisa cada documento.
- Los archivos ya están subidos a Moondesk, y quedarán marcados con la etiqueta "Bulkimport".
Nota: la opción de controlar reglas podrá ser desactivada antes de presionar el botón "Start"
5-Library
5-Library
Al importar archivos con links (imágenes), MoonDesk los almacena automáticamente en una librería propia de tu espacio, así los tendrás disponibles desde cualquier dispositivo donde tengas la extensión.
Pasos a realizar:
- Importar un archivo que contenga un link (debes tener la imagen disponible en tu computadora en el momento de importar)
- El sistema subirá el archivo ai y la imagen.
- Una vez subido podrás verificar que la imagen haya quedado disponible en la pestaña “librería”
Si necesitas utilizar la misma imagen para otro archivo, simplemente arrastra la imagen desde la librería.
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